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PME: pour une communication plus efficace. La multiplication des outils de communication, surtout numériques, a de quoi donner le tournis à un entrepreneur. Petit tour d’horizon pour s’y retrouver dans l’offre abondante.

Plateformes collaboratives

Elles sont aussi nombreuses que diversifiées. La G Suite de Google propose une foule d’outils de productivité propres aux entreprises, Asana est taillé sur mesure pour la gestion de projet en petites équipes, tandis que Slack se démarque par son organisation en canaux correspondant à autant de sujets de discussion.

Attention: il faut généralement débourser des sommes conséquentes pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités des plateformes collaboratives. «Certaines petites entreprises arrivent à des résultats très intéressants en combinant Asana, Slack et la G Suite. Il faut bien sûr faire quelques essais et erreurs avant d’arriver à la formule qui nous convient», fait remarquer Nadine Mercure, consultante en transformation numérique et en stratégies de communication.

Intranet

Les intranets, ces réseaux informatiques internes à une entreprise, sont-ils encore utiles en 2019? Oui, répond sans hésiter Denis Doré, président du studio d’animation Squeeze Studio. «C’est essentiel pour centraliser et consigner des renseignements de base, comme l’organigramme de la compagnie. Grâce à l’intranet, tous les employés peuvent facilement identifier leur supérieur immédiat lorsqu’ils veulent leur transmettre des informations, par exemple», explique-t-il. Les nouveaux employés bénéficient tout particulièrement de cet outil de communication, qui leur permet d’obtenir des réponses à plusieurs de leurs questions.

Applications internes

Parfois, les obstacles qui barrent la route d’une organisation lui sont spécifiques. Pour relever ce défi, il faut donc mettre au point un outil unique et inédit. C’est par exemple ce que font certaines institutions financières canadiennes, dont les ramifications sont si nombreuses qu’elles doivent impérativement se munir d’un moteur de recherche interne pour s’y retrouver. À plus petite échelle, c’est aussi ce qui a mené Openmind Technologies à développer Berrycast, un outil de communication asynchrone basé sur le partage d’écran que la PME a d’abord déployé à l’interne. Aujourd’hui, il fait d’ailleurs partie des outils utilisés quotidiennement pour l’ensemble des communications de l’entreprise de Blainville.

Tableaux d’affichage

Les bons vieux babillards sur lesquels épingler des notes, des avis et des messages d’intérêt général permettent de communiquer de manière concise et d’atteindre un grand nombre d’employés. Surtout s’ils sont bien positionnés. De nos jours, les tableaux d’affichage ont cependant tendance à être remplacés par leurs équivalents numériques, jugés plus efficaces et simples à utiliser. Chez Lumca, une PME de Québec qui conçoit des lampadaires extérieurs décoratifs, on a volontairement installé un babillard virtuel dans la cafétéria commune. «Quand j’envoie un courriel d’intérêt général, il est par exemple repris sur cet écran central», illustre Jean-Rock Fournier, son coprésident.

Téléconférence

Dans un monde idéal, les rencontres d’équipe et d’organisation s’effectuent toutes en personne, de manière à en maximiser l’efficacité. En pratique, toutefois, ce n’est pas toujours possible de réunir tout le monde à un même endroit et à une même heure. Les logiciels de téléconférence comme Google Hangouts et Skype représentent alors de bons compromis… À condition bien sûr de les utiliser adéquatement. «Il faut prévoir une fonctionnalité pour que l’ensemble des participants puissent fournir de la rétroaction en simultanée, sous forme de clavardage, par exemple. Avec ce droit de parole, les employés à distance se sentiront ainsi plus impliqués dans la rencontre», indique Mme Mercure.

Infolettres internes

Les réseaux sociaux n’ont pas signé l’arrêt de mort des infolettres internes. Bien au contraire : ces courriels envoyés à l’ensemble des employés d’une entreprise garantissent que tous soient mis au fait des mêmes informations à un moment donné. L’efficacité d’une infolettre repose sur le fait que tous consultent leur boîte courriel professionnelle sur une base quotidienne. Cet outil convient tout particulièrement aux membres du personnel plus passifs. «Certains sont moins proactifs que d’autres dans leur quête de renseignements, rappelle Nadine Mercure. Dans leur cas, l’infolettre est parfaite : l’information qui leur est vitale de connaître leur est transmise.»