Oh oh… vous l’apercevez du coin de l’œil. Il se dirige vers votre bureau.
Jamais d’un pas pressé, mais plutôt en ballade, son regard furète à gauche et à droite. Même si son but est de venir vous visiter pour discuter d’un important projet, il est prêt à jaser de tout et de rien avec le prochain qui croisera son chemin.
Pour lui le temps passe, passera. Il prend son temps et dévore celui des autres. Peu importe ce qu’il fait, il ne semble pas conscient des minutes qui s’écoulent. Il est, comme il aime le dire, « dans le moment; en pleine conscience ».
Le présent est un présent qu’il enrubanne soigneusement. Et vous n’avez qu’une intention, déballez rapidement ce présent pour passer au suivant.
L’avez-vous reconnu? L’employé « chonovore »; dérivé du grec chronos (temps) et du latin voro (dévorer), celui qui mange votre temps.
Trop souvent, il mange votre emploi du temps et sirote votre efficacité. Votre productivité en fait toute une indigestion!
Comment changer cette diète envahissante de ce membre de votre équipe?
Que vous soyez gestionnaire ou collègue, voici cinq astuces pour restreindre sa consommation de « vos » minutes.
1.Montrez-lui l’heure juste
Placez une horloge ou un cadran numérique, derrière vous; bien à sa vue lorsqu’il sera dans le siège du visiteur de votre bureau.
Ou, si vous portez une montre, retirez-la et placez-la sur votre bureau entre vous deux.
Quand il tourne en rond, se raconte et s’égare de l’objectif de votre rencontre, retournez-vous ou baissez les yeux pour regarder l’heure. Faites un constat du temps alloué « Il me reste 10 minutes. Je dois ensuite me préparer pour une téléconférence. »
Une fois l’heure de la fin arrivée, souriez, levez-vous et dirigez-le vers la porte; hâtif, mais direct et efficace.
2. Levez-vous pour discuter
Lorsqu’il se présente à l’impromptu, levez-vous pour l’accueillir à votre porte. Restez debout pour jaser. Ne lui offrez pas de fauteuil. S’il s’assoit, assoyez-vous sur le coin de votre bureau.
Après le 5 minutes de politesse, excusez-vous et retournez au boulot, « Excuse-moi, mais j’ai beaucoup à faire. Bonne journée ! »
Ou, si vous devez vous rendre à une autre rencontre, offrez-lui de vous accompagner pour l’écouter en marchant. « Je dois justement quitter pour ma prochaine rencontre. Fais le trajet avec moi et on en discute. »
3. Annoncez le temps dont vous disposez
Pour une visite imprévue qui nécessite vos conseils ou recommandations, indiquez le temps dont vous disposez. « Oui, j’ai cinq minutes pour toi. »
Si vous n’êtes pas apte à le recevoir, offrez-lui de prendre un rendez-vous. « Je n’ai pas le temps de te rencontrer maintenant. Stp, envoie-moi une invitation par courriel avec le temps que tu nécessites et les détails de mon implication. »
Lorsque vous prenez rendez-vous avec lui, précisez l’heure du début et aussi l’heure prévue pour la fin de votre rencontre.
Rappelez-lui cet échéancier au début de votre réunion et si nécessaire au fil de votre entretien.
Idéalement, rencontrez-le dans son bureau ou dans une salle commune comme la salle de conférence. Il sera beaucoup plus facile de quitter, que de le mettre à la porte de votre bureau.
4. Affichez votre disponibilité
Utilisez les méthodes traditionnelles pour annoncer votre non-disponibilité : fermez votre porte ou portez des écouteurs.
Fabriquez-vous une affichette, pour annoncer que vous êtes disponible ou non. Inspirez-vous des affichettes recto-verso sur les poignées de chambre d’hôtel qui annonce le besoin de paix ou de nettoyage; « À votre service – Dans ma bulle ». Signalez votre disponibilité à recevoir des visiteurs, ou pas, en affichant le côté approprié sur votre porte ou le muret, si vous travaillez dans un environnement de bureaux à cloisons.
5. Limitez vos interactions sociales aux pauses ou à la fin de la journée
Si ce chronovore vient vous voir pour passer son temps, diminuez sa consommation en lui disant : « Je suis désolé, je n’ai pas le temps de jaser. Je préfère qu’on se parle pendant mes pauses. Si tu le souhaites, on peut luncher ensemble vendredi. »
Que votre approche soit plus ou moins directe, une chose est certaine, son régime changera. Vous gagnerez des minutes et vous retrouverez surtout le contrôle de l’emploi de votre temps.
