Selon l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la fraude en milieu de travail, appelée aussi crime économique, se définit comme « l’utilisation de son emploi à des fins de gain personnel par le biais du détournement ou de l’usage abusif délibéré des ressources ou des actifs de l’employeur ». Le principe est toujours le même : c’est une fraude commise par un employé, un gestionnaire ou un propriétaire de l’entreprise, dont la victime est l’entreprise elle-même, en utilisant un ou plusieurs stratagèmes : dépassement de frais, falsification de factures, détournement de fonds, corruption, etc.
Ça n'arrive pas qu'aux autres
Aucune entreprise, petite, moyenne ou grande, n’est à l’abri des crimes économiques. Les délits de fraude sont en constante augmentation, et la probabilité que votre entreprise soit touchée augmente en conséquence. Or, un incident peut coûter cher. Dans le « 2014 Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse », établi à la suite de l’analyse de 1 483 cas de fraudes survenus dans 100 pays, l’ACFE souligne que près de 22 % des cas de fraudes causent en moyenne des pertes d’un million de dollars. C’est sans compter les coûts liés aux répercussions défavorables de l’incident sur le moral des employés et sur les relations d’affaires, sur la réputation et sur la valeur de l’entreprise ainsi que sur la confiance du public ou de ses clients.
Autre donnée à considérer : selon les résultats du volet canadien du sondage « Global Economic Crime Survey » (GECS) de 2014, 61 % des auteurs de délits économiques venaient de l’intérieur de l’entreprise, et 39 % de l’extérieur. Sans compter que les fraudeurs internes ou externes sont de plus en plus outillés et capables de découvrir les failles de sécurité des entreprises.
Prévoir plutôt que voir
La gestion du risque de fraude est une pratique relativement nouvelle pour bon nombre d’entreprises. Pourtant, elle est essentielle pour promouvoir dans l’entreprise une culture de prévention et de détection axée sur l’éthique et sur une saine gouvernance. « Si les dirigeants d’entreprise sont sensibilisés au risque de fraude, ils n’ont pas nécessairement établi de plan pour gérer ce risque, précise Corey Anne Bloom, associée, Services d’enquêtes et de juricomptabilité et Conseil TI au cabinet MNP. Or, quand la direction d’une entreprise déploie un contrôle interne rigoureux et inflige des sanctions disciplinaires, elle met toutes les chances de son côté pour détecter les risques de fraude ou pour dissuader toute mauvaise intention éventuelle. »
Ne pas tomber dans la paranoïa
Le développement de procédures ou d’outils internes de détection de fraudes internes doit être stratégique et communiqué adéquatement. Ce serait dommage qu’en voulant bien faire, on fasse encore plus mal… « L’important est de déployer des mesures qui conviennent à la structure, à la culture et aux activités de l'entreprise, sans faire appel à toute la panoplie d’outils de surveillance. Et surtout d’informer, de sensibiliser et de responsabiliser l’ensemble du personnel sur le fait que la prévention de la fraude incombe à tous, au bénéfice de tous dans l’entreprise », précise Corey Anne Bloom.
Établir un plan d’intervention
Déterminer les ressources nécessaires et les montants à allouer à la prévention de la fraude interne n’est pas forcément une mince affaire : comment définir les zones à risque dans l’entreprise ? Comment sélectionner les meilleurs moyens de se prémunir contre la fraude ? Quel doit être le rôle de la haute direction dans l’établissement et la promotion de comportements et de lignes directrices pour contrer la fraude ? Comment sensibiliser tous les employés à l’importance de renforcer la vigilance ? Comment déterminer le pourcentage du budget annuel à allouer à la prévention ?
Des outils simples et efficaces
Nul besoin de connaître le lexique et l’ensemble des dispositifs antifraude ni de consacrer des sommes astronomiques à la mise en place de mesures de détection. Des outils simples et efficaces existent pour aiguiser les réflexes à l’interne afin de déceler des indicateurs d’activités suspectes ou de signes avant-coureurs de malversations. On peut penser aux enquêtes de sécurité sur les employés, la protection des actifs, les audits internes et externes ou encore les contrôles informatisés. La ligne de signalement est aussi un outil fort efficace à la disposition des employés pour les encourager à dénoncer tout problème d’ordre éthique sur une base confidentielle et anonyme. Toujours selon le « 2014 Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse » de l’ACFE, les organisations qui disposent d’une ligne de signalement bénéficient de deux principaux avantages : elles détectent les fraudes deux fois plus vite, et elles perdent 41 % moins d’argent. « La mise à disposition d’une ligne de signalement fait partie d’un mécanisme de gestion transparent, affirme Corey Anne Bloom. Cette initiative démontre véritablement l’engagement de l’entreprise à appliquer de saines pratiques de gestion et d’éthique, et à établir des procédures relatives aux possibles signalements reliés à d’éventuelles fraudes ou irrégularités ».
