(Photo: 123RF)
ESPACES DE TRAVAIL. Josée Lapolice réfléchit continuellement à l'aménagement des espaces de LeBleu Communication humaine. Elle tente de trouver le moyen d'améliorer la communication entre ses employés, de stimuler la créativité et, surtout, d'entretenir l'esprit d'équipe. Pour elle, la configuration d'un bureau a une importance capitale.
«[L'aménagement], il ne faut pas que ce soit pris dans le béton. C'est évolutif en fonction de l'équipe», affirme l'associée de cette agence spécialisée dans la gestion des ressources humaines, le marketing Web et la conception d'objets et de vêtements promotionnels.
Ses locaux sont situés dans un ancien bâtiment industriel du boulevard Rideau, à Rouyn-Noranda. Il a été acquis à la suite d'une forte expansion de l'entreprise survenue il y a six ans. Les employés y ont chacun un poste de travail dans une zone à aire ouverte, tandis que les gestionnaires se partagent trois bureaux fermés dépourvus de porte. «Les aires ouvertes, ça nous permet de partager plus facilement sur les mandats de nos clients. C'est un atout», estime Josée Lapolice.
Fonctionnalité c. esthétique
Si des membres de l'équipe de LeBleu Communication humaine veulent discuter ensemble d'un mandat, ils peuvent se réunir debout autour d'un îlot, assis dans une salle de conférence fermée ou dans les fauteuils du salon meublé et même au bar, situé à la mezzanine. «Le bar, ce n'est pas pour faire "wow !" précise Josée Lapolice. Parce que si on n'a pas une culture basée sur la confiance, la communication et le travail d'équipe, même si on a plein [d'équipements attrayants], ils ne seront pas utilisés.»
Autrement dit, le mobilier qui sort de l'ordinaire doit être accessible, mais il doit aussi offrir des avantages, comme favoriser les échanges entre les employés ou créer de l'unité dans l'équipe.
L'erreur la plus commune dans un projet de réaménagement de bureau est de privilégier le paraître aux dépens de la fonctionnalité, d'après l'ergonome Nicolas Paradis, de l'entreprise Ergokinox. Il donne l'exemple de la réception. «Souvent, les réceptionnistes sont positionnés pour faire en sorte que les clients ne voient pas leurs écrans ou certaines choses sur leur bureau, mais cette conception entraîne des risques ergonomiques», explique-t-il en évoquant des maux de dos, de cou et des épaules.
Des conditions variables
Des patrons présument également que tous leurs employeurs travaillent dans les mêmes conditions, souligne Nicolas Paradis. Or, certains ont besoin de plus d'espace pour accomplir leurs tâches alors que d'autres demandent du calme pour pouvoir se concentrer, précise l'ergonome. Pour respecter les besoins de chacun, Josée Lapolice a par exemple regroupé les membres de son personnel selon leur champ de compétences.
Claudine Bonneau, professeure au Département d'analytique, opérations et technologies de l'information de l'Université du Québec à Montréal, avance que le réaménagement d'un local doit être précédé par un exercice d'évaluation de tous les postes d'une entreprise et des relations entre eux.
«Souvent, on va se baser sur des descriptions de poste pour s'imaginer ce que nos employés font dans une journée, mentionne-t-elle. La réalité est beaucoup plus complexe : il faut comprendre les types d'employés. Est-ce qu'ils manipulent des informations confidentielles ? Est-ce que le fait d'être dans un espace ouvert va les empêcher de faire certaines tâches ?»
Apporter des correctifs
Même lorsqu'un aménagement est terminé, les patrons doivent être à l'affût des désagréments et envisager des correctifs si cela se révèle nécessaire, insiste la professeure Bonneau. Étant donné la pandémie et les mesures sanitaires qui sont désormais imposées, ils doivent plus que jamais faire preuve de souplesse.
Ainsi, jusqu'à la fête du Travail, Josée Lapolice n'a pas exigé que ses employés soient présents dans les locaux du boulevard Rideau. Les deux tiers de l'équipe ont décidé de demeurer à la maison à la suite de la réouverture des entreprises, ce qui a permis à LeBleu Communication humaine de respecter aisément les consignes de distanciation physique. «La COVID-19 a bousculé l'organisation du travail, admet-elle. Il y a des gens qui voudront demeurer en télétravail et on va le permettre. Sauf que ça prend un minimum de présentiel. Une chose est sûre : on ne reviendra pas à la case départ.»
Parce qu'elle veut maintenir ses employés en place, mais aussi attirer de nouveaux talents, Josée Lapolice poursuit l'analyse de son espace afin de favoriser une meilleure communication et une plus grande cohésion d'équipe pendant la période pandémique. Elle évalue par exemple la possibilité d'installer les chefs d'équipe dans la zone à aire ouverte afin de permettre une plus grande proximité avec le reste du personnel. L'instauration de postes de travail non attitrés pourrait être envisagée pour les télétravailleurs, mais aussi pour des employés venant d'autres entreprises. Dans tous les cas, sa réflexion est loin d'être terminée.
