Gare au quasi-monologue du leader... (Photo: DR)

«Je n’ai jamais le temps de faire mon travail : je passe mes journées à participer à des réunions et à répondre à des courriels et des textos de toutes sortes.» Ce genre de phrase vous dit quelque chose?

Quand j’accompagne des équipes de gestion dans leur processus d’amélioration, je débute toujours en observant comment elles gèrent leur si précieux temps.

J’estime alors le coût des réunions, souvent improductives, qui, au lieu de répondre à l’objectif de collaborer ensemble et de mettre à profit l’intelligence collective, tournent souvent au quasi-monologue du leader ou à d’interminables tours de table où chacun fait état de ses dossiers qui, en vérité, n’intéressent pas grand monde...

Il y a toujours une solution...

Les dirigeants et gestionnaires pourraient gagner beaucoup de temps juste en réévaluant régulièrement (par exemple, tous les 3 mois) la pertinence, le contenu et les invités de chacune des réunions statutaires et sporadiques qui se glissent, souvent sans qu’ils soient consultés au préalable, dans leur agenda.

Comment? En répondant avec précision aux questions suivantes :

> La pertinence

- Quel est le réel objectif de la rencontre?

- Quelle est votre réelle contribution à cette rencontre?

- Dans quelle mesure participer à cette rencontre vous permet de gagner du temps?

- Si j’avais à payer de ma poche le salaire de toutes les personnes que j’invite à la rencontre, est-ce que je tiendrais tout de même cette rencontre?

> Le contenu

- Comment et par qui est conçu l’ordre du jour?

- Quel est le nombre de sujets?

- Est-ce que le temps accordé à chacun des sujets est réaliste pour en dégager une réelle valeur ajoutée?

- Est-ce que ce sujet aurait pu être diffusé autrement ou dans un autre cadre d’échanges?

- Est-ce que tout le monde autour de la table peut/doit contribuer à tous les sujets à l’ordre du jour? Et le puis-je moi-même?

- Est-ce que le tour de table sur l’énoncé des dossiers de chacun est vraiment pertinent lors d’une rencontre d’équipe, ou bien pourrait-on créer de la valeur autrement?

- Est-ce que l’information et les documents à lire ont été envoyés au moins 72 heures à l’avance? Et est-ce que a eu le temps de les lire, histoire d’être en mesure de contribuer à la démarche d’intelligence collective?

> Les invités

- Est-il pertinent d’avoir tous ces invités physiquement autour de la table?

- Si des invités se joignent à distance, comment vais-je m’assurer de la valeur ajoutée pour eux?

À noter que le même raisonnement peut être appliqué aux courriels. Par exemple, au moment de choisir les destinataires, pensez au temps qu’ils prendront à vous lire et à la pertinence de les inclure en copie conforme.

Ces discussions, je vous invite à les provoquer avec vos patrons et employés. C’est ce qui vous permettra de gagner du temps et, à terme, d’avoir la conviction de ne plus jamais perdre bêtement votre temps!