Dans un contexte où les sources d’interruption se multiplient et où les adjointes administratives doivent en faire plus avec moins, la gestion du temps et des priorités est plus que jamais essentielle afin de demeurer productives.

La coach professionnelle Vicky Vaskelis, qui animera le 26 janvier prochain le webinaire «Adjointes administratives : comment concilier vos priorités et les interruptions?», offert par les Événements Les Affaires, nous donne ses astuces en la matière.

Anticiper les interruptions

Courriels, textos, appels téléphoniques, collègues qui frappent à la porte : les interruptions surgissent de toutes parts. Répondre à ces demandes tout en rayant des éléments sur leur propre liste de tâches constitue un véritable défi pour les adjointes administratives.

«Quand on se remet à la tâche, il faut environ 15 minutes pour retrouver la concentration qu’on avait avant l’interruption , souligne la présidente d’Action-Miro Coaching, ajoutant que seule une minorité de ces interruptions est imprévisible.

La clé consiste donc à développer sa capacité à anticiper les demandes, pour leur consacrer des périodes prédéfinies. «L’adjointe administrative sait généralement à quelle heure son patron arrivera. Elle peut donc inscrire systématiquement à l’horaire une rencontre à chaque retour du patron pour que celui-ci puisse lui assigner des tâches», illustre Vicky Vaskelis.

Quant aux messages en tous genres, la coach conseille de leur consacrer quelques moments dans la journée plutôt que de répondre immédiatement à chacun. Développer la discipline de consulter ses courriels toutes les deux heures seulement, par exemple. «Souvent, on est en mode réactif, alors qu’il faut être proactif», résume-t-elle.

Revoir son rapport au temps

«Les gens croient manquer de temps, alors qu’en cette matière aussi, le problème est souvent un manque de planification», observe Vicky Vaskelis.

Elle conseille donc de prendre quelques minutes chaque matin pour étudier sa liste de tâches, évaluer le temps nécessaire à l’accomplissement de chacune, établir des priorités et finalement se réserver des périodes de travail ininterrompues pour faire avancer le boulot.

Gérer les attentes

Afin d’éviter que les périodes où l’adjointe se rend indisponible ne deviennent une source de frictions, une définition claire des attentes s’impose.

«Dans mon cas, j’informe mes clients que je ne rends les appels que le midi et en fin de journée. Ainsi, je gère les attentes», dit Vicky Vaskelis, qui croit que cette approche peut être transposée aux adjointes administratives. «On peut s’entendre avec une collègue pour qu’elle réponde aux appels jusqu’à ce qu’on ait terminé telle tâche, ou encore laisser fonctionner la messagerie vocale», propose la présidente d’Action-Miro Coaching.

Équilibrer le « triangle de la productivité »

Le souci du détail est une force des adjointes administratives, mais ce trait peut aussi devenir leur talon d’Achille. «Certaines révisent un texte une quinzaine de fois avant d’oser l’envoyer. Les coûts sont alors disproportionnés par rapport au résultat… et pendant ce temps, le travail continue de s’accumuler», dit la coach.

Pour elle, tout est une question d’équilibre entre la valeur perçue, le niveau de détail et les coûts d’une action – trois éléments qui forment ce qu’elle appelle le triangle de la productivité : «Si j’ajoute du détail, et considérant le temps que j’y mets, est-ce que la valeur perçue augmente réellement ? C’est ce qu’il faut évaluer pour trouver un équilibre», explique-t-elle.

Vaincre le démon de la procrastination

Chaque emploi comporte son lot de tâches désagréables dont on a tendance à repousser l’exécution. Aussi, Vicky Vaskelis encourage-t-elle fortement les adjointes administratives à développer l’habitude de les effectuer au fur et à mesure : «Sinon, ça finit par prendre encore plus de temps.» Sans compter que plus la tâche prend de l’ampleur, moins on a envie de s’y attaquer.

Et pour garder notre calme, peu importe la somme de travail qui nous attend, Vicky Vaskelis nous rappelle le célèbre aphorisme : «Comment mange-t-on un éléphant ? Une bouchée à la fois.»

Pour plus de détails, assistez à notre conférence Adjointes administratives le 4 avril 2018.