Savez-vous réellement ce qui se passe dans votre organisation? Êtes-vous informé des problématiques potentielles? Échangez-vous avec vos employés sur leur travail? Sur leurs suggestions? Leurs difficultés? Leurs recommandations?
Le terrain
Avec les années, avec la croissance de l’organisation, avec les nouvelles technologies, il n’est pas rare que l’on s’éloigne graduellement du « terrain ». On va même, parfois, jusqu’à le perdre complètement de vue et s’en déconnecter.
Attention: le terrain, ce n’est pas seulement un atelier de travail, mais ce sont également les différents bureaux et lieux physiques de l’organisation. Le terrain, c’est l’endroit où est créée la valeur pour le client, c’est-à-dire le bien ou le service pour lequel il est prêt à payer. C’est l’endroit où ça se passe! C’est le Gemba en terminologie japonaise.
Dans cette logique, effectuer le Gemba walk signifie simplement faire le tour du terrain. Aller marcher sur les lieux.
Les mythes
Il faut bien avouer que les excuses ne manquent pas pour justifier de ne pas faire ce tour du terrain. Il s’agit d’une perte de temps, toutes les informations sont disponibles, autrement, les employés profiteront de ma présence sur le terrain pour me faire des demandes, des superviseurs sont payés exactement pour cela, si je n’ai pas les réponses aux questions, je perdrai ma crédibilité, les employés vont croire que je me tourne les pouces, etc.… Et pourtant.
La réalité
Le Gemba walk est une activité qui permet d’aller voir directement ce qui se passe sur le terrain. C’est la possibilité de constater de vos propres yeux la situation réelle.
C’est également un excellent moyen de faciliter votre implication et de régler des problématiques avec les équipes en place. La proximité que vous créez renforce la légitimité de vos décisions, prises sur le terrain en toute connaissance des éléments en place.
L’adhésion des employés à vos décisions ne peut que s’en trouver améliorée puisqu’ils contribuent eux-mêmes directement à ces solutions.
Vos employés estimeront le contact direct que cette proximité leur offrira. Ils se sentiront reconnus en tant que travailleurs. Ils apprécieront que vous preniez le temps de vous intéresser à leur travail et de discuter des enjeux de l’entreprise avec eux.
Comment s’y prendre :
Étape 1 : La préparation
Avant de partir en reconnaissance, collecter des informations sur le secteur afin de posséder une base de connaissances :
• En quoi consiste la tâche?
• Qui y travaille? Depuis combien de temps?
• Quels sont les bons coups?
• Quelles sont les difficultés rencontrées?
Étape 2 : L’état d’esprit
Garder l’esprit ouvert et accepter les commentaires des équipes. Être prêt à accueillir les commentaires, aussi bien positifs que négatifs, qui constitueront le véritable portrait de la situation.
Étape 3 : Comprendre le fonctionnement
Une fois sur le terrain, veiller à poser des questions simples qui permettent d’ouvrir la discussion, de capter la problématique et d’encourager des réflexions constructives ciblées.
Étape 4 : Encourager la participation
Inviter les équipes à trouver des solutions aux diverses problématiques. Les employés sont sur le terrain, ils sont les mieux placés pour connaître les problématiques et suggérer des façons de les résoudre. Comme ils sont directement concernés, leur participation contribuera d’autant au maintien de la solution à laquelle ils collaboreront.
Étape 5 : Suivre l’évolution des changements
Il importe de rester intéressé et de s’assurer que les suggestions retenues soient bien mises en place, se maintiennent dans le temps et soient révisées au besoin.
Comme toute marche de santé, pour s’assurer de bénéficier de tous les avantages du Gemba walk, il est important de l’intégrer aux routines quotidiennes et non d’en faire une activité ponctuelle occasionnelle.
