Des postes de travail non-assignés dans les nouveaux espaces du Bureau d’audiences publiques sur l’environnement (Photo : courtoisie).
Locaux plus petits, postes non assignés, virage vers le « moins de papier », télétravail… Le récent déménagement du Bureau d’audiences publiques sur l’environnement (BAPE) a permis de moderniser les espaces de travail, mais aussi de transformer la manière de travailler de ses 54 employés. Philippe Bourke, président de l’organisme, viendra parler de ce projet lors de la conférence Gestion des espaces de travail, présentée par Les Événements Les Affaires le 28 avril prochain, à Montréal.
Dans quel contexte s’inscrit ce déménagement ?
Philippe Bourke : On a été forcés de déménager parce que le propriétaire de l’immeuble voulait reprendre nos locaux. Ç’a été l’occasion de rêver et d’aller plus loin que la nouvelle vision immobilière gouvernementale sur l’aménagement des espaces et l’utilisation de la technologie. Par exemple, on a opté pour des postes de travail non assignés. À cet égard, le fait que notre équipe fasse partie d’un projet pilote sur le télétravail a été une condition gagnante.
Pourquoi ?
P.B. : À l’étape de la planification des espaces, il faut avoir déterminé les besoins. En ayant déjà mis en branle le télétravail, on savait que ça se gérait bien et que nos employés faisaient en moyenne deux jours de télétravail par semaine. Une information qui a été utile pour concevoir le design des espaces. Par ailleurs, en migrant vers des postes non assignés, c’est essentiel d’offrir la possibilité de faire du télétravail.
Comment ont réagi les employés à la perte des bureaux assignés ?
P.B. : Il y a eu des deuils à faire pour certains. Afficher les photos de famille, ce n’est plus possible. Mais une condition pour un accueil favorable, c’est que ça s’applique aussi aux dirigeants. Dans nos nouveaux locaux, qui sont situés sur la colline parlementaire comme avant, il n’y a aucun bureau fermé pour qui que ce soit, y compris moi. C’est une démocratisation des espaces de travail. Tout le monde a accès à la lumière naturelle et à la magnifique vue sur Grande-Allée grâce au lounge largement fenestré. Cela dit, on a 36 postes de travail pour 54 employés, mais il y a tout de même 150 places assises, que ce soit dans la salle des employés, la bibliothèque, les bulles de collaboration, etc. Ça donne beaucoup de flexibilité.
L'espace lounge dans les nouveaux bureaux du BAPE (Photo : courtoisie)
Les employés ont-ils été consultés ?
P.B. : Ils ont d’abord participé à la définition des besoins. Par exemple, les analystes ont besoin de tranquillité pour lire et rédiger, et ils craignaient d’être dérangés dans les aires ouvertes. On a donc prévu un espace en mode silence qu’on a appelé la bibliothèque. Les employés ont aussi été consultés sur le choix du mobilier et des ordinateurs. De plus, un comité d’employés a élaboré les règles de vie, qui sont incontournables quand on travaille dans des aires ouvertes.
Comment s’est passé le virage « moins de papier » ?
P.B. : La partie qu’on ne voit pas venir dans un tel projet, c’est la gestion numérique de la documentation. On pense au mobilier, mais pas à ça. Pour que ça fonctionne toutefois, il faut bien planifier la gestion documentaire. Pour nous, ç’a été un énorme chantier. Il a d’abord fallu trier les documents papier : ce qu’on archive au Centre de services partagés du gouvernement, ce qu’on recycle, ce qu’on numérise. On a libéré beaucoup de classeurs ! Ensuite, on a migré vers l’infonuagique. Pour la documentation numérique, il fallait éviter de s’embourber dans la complexification. On a eu de l’aide d’une stagiaire en archivage et on s’est fait accompagner par la firme Edgenda. On a aussi une équipe TI à l’interne qui fait des miracles. La gestion des documents et des technologies est cruciale. Si ce n’est pas bien fait, ça peut faire dérailler un projet.
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