«C’est un peu fâchant de se faire dire qu’on atteint moyennement les attentes, quand elles ne correspondent pas à mon poste», rapporte Marjolaine Bilodeau. (Photo: 123RF)

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RHÉVEIL-MATIN. Anxiogène, chronophage, peu motivante, les évaluations de la performance ont rarement bonne réputation, autant d’après les employés que les gestionnaires. Or, voilà que la PME québécoise derrière le logiciel Folks RH s’est donné le défi de leur redonner du lustre.

L’outil était attendu par ses clients, d’après la gestionnaire de produit de ce système, Marjolaine Bilodeau. Lors des formations données pour le présenter, jamais l’entreprise qui organise de telles rencontres à l’occasion n’a enregistré un tel taux de participation, indique-t-elle en marge du déploiement du module.

Tranquillement, leurs clients se l’approprient. «La création de processus d’évaluation, c’est un processus en soi. On croit que beaucoup de nos clients ont profité de ce lancement pour revoir leur processus à l’interne puisque l’outil permet de personnaliser l’évaluation au maximum», rapporte-t-elle.

Créer une évaluation calquée sur les besoins de l’employé, c’est ce que souhaitait faire Folks RH lorsqu’elle a décidé de revamper l’outil qu’elle offrait déjà à ses abonnés. Dorénavant, c’est lui qui s’adapte à l’entreprise, et non le contraire.

«On voit dans les entreprises qu’il y a une tendance à créer un contact avec l’employé, à l’évaluer selon des critères spécifiques à ses compétences. Nos processus ne répondaient plus à leur demande ou à leurs besoins.»

La designer en expérience utilisateur croit que son équipe - en partenariat avec les consultants de leur entreprise sœur, Go RH – a su trouver au cours de la dernière année le juste équilibre entre personnalisation et complexité.

«On voulait simplifier leur tâche pour qu’ils puissent se concentrer sur la gestion des ressources humaines. Être proche des gens, faire de la stratégie, et ne pas faire des tâches répétitives», explique la gestionnaire de produit.

Poser les bonnes questions

Le module permet notamment de bien identifier quels sont les critères sur lesquels se baser et les questions les plus pertinentes à poser pour évaluation la performance de chaque employé. Souvent, un seul formulaire sera utilisé dans une équipe ou un département, bien que tous les collègues n'accomplissent pas les mêmes tâches, ce qui crée de la frustration, a pu observer Marjolaine Bilodeau.

«Quand t’as l’impression que les éléments sur lesquels on t’évalue ne correspondent pas à toi, et qu'en plus on se base là-dessus pour déterminer ton augmentation salariale, c’est un peu fâchant de se faire dire qu’on atteint moyennement les attentes, quand elles ne correspondent pas à mon poste», rapporte-t-elle.

Sur cette même plateforme, il est aussi possible de colliger les résultats de l’évaluation faite par le gestionnaire, les collègues, mais aussi par l’employé lui-même.

Ce dernier aura aussi une meilleure vue d’ensemble de ses objectifs et des éléments qu’il doit améliorer, ce qui lui permettra de demeurer plus motivé au travail, parie Marjolaine Bilodeau.

L’automatisation de certaines tâches allège aussi la lourdeur administrative souvent associée aux évaluations de la performance, ce qui nuit à l’appréciation de cet outil de gestion. «La plateforme permet de faire le suivi sur qui a complété quoi, et quand. Et si ce ne l’est pas, on peut simplement le rappeler à la personne concernée.»

Lancé il y a moins d’un mois sous sa forme Beta, le logiciel est entièrement fonctionnel pour les utilisateurs. L’entreprise garde toutefois son attention rivée sur leurs interactions avec la plateforme afin d’en bonifier l’expérience.

Jusqu’à présent les retours sont surtout positifs. «Si ça n’allait pas bien, on n'aurait pas mal plus de retour à l'assistance technique», d'après la designer.