Pas toujours facile de faire participer l’ensemble des convives à une réunion en vidéoconférence. (Photo: 123RF)

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RHÉVEIL-MATIN. Pas toujours facile de faire participer l’ensemble des convives à une réunion en vidéoconférence.

Si vous avez pris la peine de n’inviter que ceux dont la présence était réellement nécessaire, que vous avez convié un petit groupe et que tous ont leur caméra allumée — la base d’une rencontre à distance réussie — il vous reste encore quelques tours dans votre sac.

Voici 8 trucs de l’auteur et conférencier Joel Schwartzberg tiré d'un billet de blogue du Harvard Business Review pour non seulement allumer vos collègues passifs, mais aussi obtenir des réponses pertinentes à vos questions.

Envoyez vos questions à l’avance

Si vous espérez obtenir de cette rencontre de la rétroaction ou un aperçu des tendances, donnez la chance aux convives de penser un peu à ce qu’il ou elle pourrait amener à la discussion.

Encadrez les échanges

La ligne est mince entre un remue-méninges où on brasse des idées, et un échange un peu malsain où l’on dénigre les suggestions. Certains de vos convives préféreront se taire, plutôt que de subir un tel procès. Si l’objectif de cette rencontre est d'être créatif, indiquez clairement que cette réunion ne sert qu’à cela, et prévoyez en une seconde, dans laquelle les meilleures propositions seront sélectionnées.

Pour éviter de vous éparpiller et assurer que tous aient la chance de se prononcer, demandez à vos invités d’être succinct et suggérez de poursuivre l’échange plus tard si l’un d’eux s’écarte.

Réservez la section de clavardage aux questions simples

En proposant de répondre par «oui» ou «non» par écrit ou en y posant des questions simples et précises, comme «quelle est la chose que vous avez apprise lors du dernier webinaire?», comparativement à «qu’en avez-vous pensé?», vous donnez la chance à tous de s’exprimer.

Lorsque même les plus réservés auront participé, n’hésitez pas à faire des suivis.

Joel Schwartzberg explique qu’en leur ayant permis de briser la glace, il leur sera plus facile de se lancer. Le truc, c’est d’interpeller la personne par son nom et rappeler ce qu’elle a amené à la discussion. Vous lui démontrerez que vous appréciez leur ajout et que vous valorisez leur opinion.

Statuez vos attentes

Les invités aux vidéoconférences sont souvent bien plus prompts à participer lorsqu’ils savent ce à quoi l’hôte s’attend d’eux, comme un nombre X de nouvelles idées par exemple.

Ne couvrez pas de honte vos invités

De reprocher à vos collègues de ne pas contribuer autant que vous l’auriez souhaité ou de souligner à grands traits l’importance de cet appel ne fera que rendre encore plus mal à l’aise celles et ceux qui n’osent pas parler. C’est un peu se tirer dans le pied, car vous risquez de n'entendre que des propositions qui ne seront pas d’une grande valeur.

Vous n’encouragerez pas vos invités à se prononcer en prenant en grippe un convive particulièrement silencieux pendant la rencontre. Joel Schwartzberg ajoute qu’une personne a le droit d’éviter de prendre la parole, et que cette absence de réponse peut simplement être le signe d’un profond inconfort.

Comptez et enchaînez

Il faudrait laisser entre 5 et 7 secondes de silence à la fin de votre question pour donner la chance à vos convives de se prononcer, s'ils souhaitent le faire. Si après avoir compté dans votre tête, personne n'a pris la parole, il est temps de reformuler votre question ou de simplement passer à un autre appel.

Discutez pardi!

Plutôt que de défiler votre liste des points à couvrir préalablement établie, faites des liens entre eux et ce qui a été mentionné plus tôt dans votre échange. Cela démontrera que vous écoutez ce qui est dit et que vous accordez de la valeur à ces réponses, tout en vous faisant participer. Cela créera un environnement bien plus propice à ce que tous vos convives souhaitent partager des idées.

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