Êtes-vous prêts pour le virage technologique qui passe par l’automatisation de vos processus? Voici quelques pièges à éviter avant de vous lancer!

Ces dernières années, plusieurs entreprises et organisations ont décidé de faire le virage technologique. Avec l’émergence de nombreux logiciels d'automatisation pour les processus commerciaux, plusieurs estiment que le travail n'est pas complet jusqu'à ce que chaque activité de chaque fonction ne soit couverte par leur technologie.

Il va sans dire que l’automatisation peut aider à réduire les coûts, réduire les erreurs et améliorer la performance des organisations.

Mais attention!

Il est aussi possible que le projet d’automatiser vos processus laisse un goût amer, autant à vos dirigeants qu’à vos employés impliqués.

En fait, l’automatisation ne règle pas tout. Voyez ci-bas 4 pièges auxquels vous devriez porter attention lors de la transformation technologique de vos processus.

1. La technologie n’est pas toujours flexible

Selon le type de technologie ou de logiciel choisi, les solutions informatiques peuvent créer une structure rigide.

Nous voyons parfois des organisations qui ont adapté leurs processus pour se coller aux caractéristiques de la technologie, et ce, même si ces caractéristiques ne sont pas nécessairement toutes adaptées au contexte précis de l’organisation.

Les gens qui y travaillent et l’efficience du processus ne s’améliorent pas. Le risque est d'ajouter des étapes inutiles dans un processus, et que ces étapes deviennent difficiles à changer ou à éliminer dans le temps par la suite.

On voit alors des entreprises qui se font dicter leurs façons de faire par leur solution informatique et non l’inverse.

Or, l'informatisation devrait être un moyen d’améliorer le rendement global d'une organisation et non une fin en soi.

2. Trop dépenser pour peu de rendements sur investissement

Votre entreprise désire être plus productive? Alors, portez une attention toute particulière à ne pas choisir un outil trop cher pour ce que vous cherchez à faire.

En effet, certaines entreprises dépensent de grosses sommes d’argent pour prendre le virage technologique. Il est donc normal que celles-ci visent à obtenir un rendement sur leur investissement.

L'automatisation des processus peut permettre de réduire les coûts et le temps 

Toutefois, dans un contexte où la technologie choisie finit par coûter plus cher que le rendement escompté, l'automatisation devient alors une dépense faite en vain et non pas une plus-value.

3. Les gains sont-ils réels?

Un processus automatisé peut donner un sentiment de vitesse seulement parce qu’il revêt un aspect numérique, mais ne vous fiez pas seulement à la perception de gain.

Validez si les gains sont réels.

Par exemple, une fois la technologie en place, passez-vous la majorité de votre temps à essayer de la contourner ou à refaire le travail?

Ou encore, cherchez-vous à créer des processus en parallèle à cette technologie pour répondre aux réels besoins?

Le cas échéant, vous aurez gaspillé du temps et de l’argent.

Les gains de n'importe quelle initiative technologique devraient non seulement se traduire par une plus grande efficacité, mais aussi se justifier par le rendement sur l’investissement de temps et d’argent dépensés pour la solution technologique.

Nous parlons ici autant de technologies informatiques (ou autres) que des heures travaillées par vos équipes et des dépenses payées pour des consultants et experts de la technologie.

4. L’automatisation ne règle pas tout

L’automatisation n’enlève pas nécessairement les formes de gaspillage présentes dans l’organisation.

Par exemple, s’il y une forme excessive d’approbations dans un processus, le recours à une technologie pourrait ne faire qu’automatiser ces approbations avec des alertes ou des envois de messages électroniques…

Il est même possible que le système ne réduise pas le nombre d’approbations requises.

Et, dans ce cas, c’est à l’entreprise de se questionner sur la nature et la nécessité de toutes ces approbations, technologie en place ou non.

Ainsi, il est critique de cibler les bons processus à automatiser. Certains processus seront mieux et plus performants sans l’interaction humaine, tandis que d’autres se prêtent peu ou pas du tout à l’automatisation.

Donc, après avoir fait l’analyse de vos processus, privilégiez les bons processus pour mener à bien votre transformation. Et assurez-vous de départager ces deux types de processus avant de vous lancer.

En terminant, n’oubliez pas que la technologie n’améliore pas les lacunes organisationnelles sur des points importants comme la culture d’entreprise, l’environnement de travail, la formation insuffisante ou la mauvaise gestion.

La répartition de vos efforts d’amélioration doit aussi passer par le développement humain.

Car il n’en demeure pas moins que c’est encore l’humain qui doit choisir de mettre ensemble les bons processus avec la bonne technologie et non l’inverse…